google docs คือโปรแกรมจัดการเอกสารออนไลน์ของ Google เอกสารที่ทำงานแบบเว็บ สเปรดชีต และงานนำเสนอที่ผู้ใช้สามารถแก้ไขไฟล์เดียวกันได้พร้อมกัน
สาเหตุที่เลือก
- สามารถเข้าถึงงานได้ทุกที่ ทุกเวลา
ทำงานได้ในหลายระบบปฏิบัติการ
การควบคุมการเข้าถึงที่ปลอดภัย
สาธารณะทางเว็บ โดยสามารถนำโค้ดที่ได้ไปวางในเว็บไซต์ หรือวางในเว็บบล็อกก็ได้ หรือแบ่งปันลิงค์ ที่ได้ทางอีเมล์ ,face book,twitter ฯลฯ หากว่าทำรายงานเป็นกลุ่ม ก็ส่งลิงค์ของงานเอกสารให้เพื่อน ๆ เข้ามาร่วมแก้ไขได้
ขั้นตอนเข้าใช้งาน
- login จากหน้าแรกของ http://docs.google.com/ โดยใช้ google account หรือ ว่า gmail account
ตัวอย่างการสร้างไฟล์เอกสาร
เลือกที่เมนู สร้างใหม่ เพื่อสร้างไฟล์เอกสารขึ้นมาใหม่ และเลือก เอกสาร จะปรากฏหน้าต่างให้สร้างงานเอกสารขึ้นมา
สามารถบันทึกไว้ใน google doc หรือว่าดาวน์โหลดมาเก็บไว้ที่เครื่อง หรือแบ่งปัน โดยการเผยแพร่ทางเว็บได้
ข้อดี
- ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม
- ใช้งานง่ายเหมือน office
- Share เอกสารได้โดยไม่ต้องส่งเอกสารไปทาง e-mail หรือ save ใส่ thumbdrive
- ทำงานบนเอกสารเดียวกัน ขณะเดียวกันได้ครั้งละหลายคน
ข้อเสีย
- การ Sync และการแชร์ลิงค์ที่ง่าย สะดวกรวดเร็วก็ทำให้ข้อมูลออกสู่สาธารณชน ได้ง่ายไม่เหมาะสมกับข้อมูลที่เป็นส่วนตัวหรือข้อมูลที่เป็นความลับ
- ต้องมีการเชื่อมต่อ Internet อยู่ตลอดเวลาเพื่อที่จะ Sync แก้ไขงาน หรือ ใช้งาน
จุดเด่น
- สะดวกที่จะใช้งาน ผู้ใช้ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆเพื่อทดลองใช้
- เพิ่มความคล่องตัว โดยข้อมูลที่ Sync แล้วผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารดังกล่าวได้จากบราวเซอร์จากพีซี หรือเน็ตคาเฟ่ต่างๆ ตลอดจนสมาร์ทโฟน และแท็บเล็ตด้วยบริการของ Google Docs
- ผู้ใช้สามารถแชร์ลิงค์ของเอกสารให้กับผู้ใช้ Google คนอื่นๆ ได้ ทำให้สามารถแก้ไขเอกสารตัวเดียวกันได้พร้อมกันได้
โปรแกรมที่มีการทำงานคล้ายกับGoogle Doc
Microsoft Office จะทำงานเฉพาะตนเองเท่านั้น ส่วน Google Doc ทำงานเฉพาะตนเองเหมือนกันแต่เป็นการทำงานได้ทั้งแบบออฟไลน์ และออนไลน์ แชร์ไฟล์กับผู้อื่นได้ ทำงานเป็นกลุ่มเป็นทีมได้
